Mahngebühren: Was ist erlaubt, was sinnvoll und was zu beachten ist

Mahngebühren begegnen vielen Menschen spätestens dann, wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wurde. Für Unternehmen stellen sie ein Instrument dar, um Kosten aus dem Verzug einer Zahlung zumindest teilweise auszugleichen. Für Kundinnen und Kunden wirken sie dagegen oft überraschend oder sogar unangemessen.

Doch wie hoch dürfen Mahngebühren sein? Wann sind sie rechtlich zulässig? Und wie lassen sie sich organisatorisch korrekt in den Mahnprozess integrieren? Dieser Artikel gibt einen Überblick über rechtliche Rahmenbedingungen, übliche Praxis und sinnvolle Empfehlungen im Umgang mit Mahngebühren.

Was sind Mahngebühren?

Mahngebühren sind pauschale Kosten, die ein Gläubiger seinem Schuldner zusätzlich zur offenen Rechnung in Rechnung stellen kann, wenn sich dieser im Zahlungsverzug befindet. Sie dienen dazu, den Aufwand für das Verfassen, Versenden und Verwalten von Mahnschreiben zu decken.

Mahngebühren gelten dabei nicht als Strafe, sondern als Ausgleich für tatsächlich entstehende Verwaltungskosten, etwa für Personalaufwand, Porto oder Druckkosten.

Wann dürfen Mahngebühren erhoben werden?

Voraussetzung für das Erheben einer Mahngebühr ist grundsätzlich, dass der Schuldner in Verzug geraten ist. Das ist in folgenden Fällen gegeben:

• Es wurde ein konkretes Zahlungsziel vereinbart und überschritten, oder

• Es liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor, und 30 Tage nach Zugang der Rechnung ist keine Zahlung erfolgt (§ 286 BGB)

Bei Verbraucher:innen muss in der Rechnung explizit darauf hingewiesen werden, dass nach 30 Tagen Zahlungsverzug eintritt – ansonsten verzögert sich der Eintritt des Verzugs entsprechend.

Eine erste Zahlungserinnerung ohne Gebühr ist üblich und rechtlich unproblematisch. Ab der zweiten Mahnung kann eine Mahngebühr verlangt werden – sofern diese angemessen ist.

Welche Höhe ist zulässig?

Es gibt keine gesetzlich fixierte Höhe für Mahngebühren. Gerichte setzen jedoch enge Grenzen: Die Gebühr muss verhältnismäßig und nachvollziehbar sein und darf nicht der Gewinnerzielung dienen.

In der Praxis üblich:

• 2. Mahnung: 2 bis 5 Euro

• 3. Mahnung: bis zu 7,5 bis 10 Euro

Höhere Beträge können dann zulässig sein, wenn der erhöhte Aufwand konkret nachgewiesen werden kann (z. B. durch besondere Kommunikation, Einschreiben, rechtliche Prüfung).

Was ist rechtlich nicht erlaubt?

Folgende Mahngebühren oder Methoden sind rechtlich problematisch oder unzulässig:

• Unverhältnismäßig hohe Pauschalen, etwa über 10 € ohne Begründung

• Mehrere Gebühren für dieselbe Mahnstufe

• Zusammensetzung mehrerer Gebührenpositionen (z. B. Mahngebühr + Bearbeitung + Porto) ohne Einzelbeleg

• Versteckte Vertragsstrafen statt transparenter Mahnpauschalen

Auch der Hinweis in AGB oder Rechnungen allein rechtfertigt keine überhöhte Gebühr. Letztlich gilt immer: Die Mahngebühr muss den tatsächlichen Aufwand sachlich widerspiegeln.

Wie viele Mahnstufen sind sinnvoll?

In Deutschland hat sich ein dreistufiges Mahnverfahren etabliert:

1. Zahlungserinnerung – freundlich, gebührenfrei

2. 1. Mahnung – mit Hinweis auf Verzug und Gebühr

3. Letzte Mahnung – Ankündigung weiterer Schritte (z. B. Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren)

Ein solcher abgestufter Ablauf gibt dem Kunden Gelegenheit zur Zahlung, signalisiert Ernsthaftigkeit und erfüllt gleichzeitig rechtliche Anforderungen.

Mahngebühren in der Praxis: Empfehlungen

• Transparenz: Bereits in AGB oder Auftragsbestätigung auf mögliche Mahngebühren hinweisen

• Verhältnismäßigkeit: Keine überhöhten Pauschalen festlegen – im Zweifel lieber niedrig ansetzen

• Dokumentation: Jede Mahnung und Gebühr sollte im System nachvollziehbar erfasst sein

• Kommunikation: Mahnschreiben sollten klar formuliert, freundlich im Ton und rechtlich korrekt sein

• Digitalisierung: Automatisierte Systeme helfen dabei, Fristen zu überwachen, Mahngebühren korrekt zuzuordnen und Fehler zu vermeiden

Digitale Unterstützung im Mahnwesen

Viele Unternehmen setzen heute auf digitale Lösungen, um Mahnprozesse effizient, standardisiert und rechtssicher abzuwickeln. Eine solche Software kann u. a.:

• Mahnläufe automatisieren

• Fälligkeiten überwachen

• Mahngebühren regelkonform integrieren

• Übergänge zu Inkasso oder gerichtlichem Mahnverfahren vereinfachen

Ein Beispiel für eine solche Lösung ist KLEVERBILL – eine Software für Rechnungs- und Forderungsmanagement, die sich besonders für Unternehmen eignet, die regelmäßig Rechnungen auf Ziel versenden und Zahlungsausfälle vermeiden möchten.

Mahngebühren sind grundsätzlich zulässig, solange sie verhältnismäßig, sachlich begründet und korrekt eingesetzt werden. Sie stellen ein legitimes Mittel dar, um Verwaltungsaufwand zu decken und Zahlungspflichten zu unterstreichen.

Wer Mahngebühren erheben möchte, sollte jedoch auf rechtliche Sauberkeit und eine strukturierte Umsetzung achten. Digitale Lösungen wie KLEVERBILL können Unternehmen dabei unterstützen, Mahnprozesse effizient, transparent und kundenfreundlich zu gestalten.

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