Automatisiertes betriebliches Mahnwesen für mehr Zeit und Geld!
Was ist KLEVERBILL?
KLEVERBILL ist eine spezialisierte Software für das unternehmensinterne Mahnwesen. Sie wurde mit dem Ziel entwickelt, den gesamten Prozess rund um Rechnungen, Zahlungseingänge und Mahnungen effizient und automatisiert zu gestalten. Besonders für Apotheken, die tagtäglich zahlreiche Rechnungen erstellen und verwalten müssen, bedeutet KLEVERBILL eine spürbare Entlastung.
So funktioniert KLEVERBILL in der Praxis
Der Einsatz von KLEVERBILL beginnt mit dem Rechnungsversand: Rechnungen lassen sich direkt über die Plattform entweder klassisch per Post oder digital über eine zentrale Mailadresse bzw. einen angebundenen SFTP-Server verschicken. Damit entfällt der manuelle Aufwand für den Einzelversand – ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung.
Ein entscheidender Vorteil: Durch die Anbindung an eine Bankenschnittstelle via FinAPI erkennt KLEVERBILL Zahlungseingänge automatisch. Diese werden im übersichtlichen Dashboard als "erledigt" markiert – ganz ohne manuelle Prüfung. Ziel ist es, die sogenannte DSO (Days Sales Outstanding), also die durchschnittliche Anzahl an Tagen bis zum Zahlungseingang, dauerhaft niedrig zu halten. Je schneller eine Rechnung beglichen wird, desto gesünder ist die Liquidität einer Apotheke – ein Faktor, der im heutigen Marktumfeld von zentraler Bedeutung ist.
Automatisiertes Mahnwesen – mit persönlicher Note
Wird eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, übernimmt KLEVERBILL automatisch die nächste Eskalationsstufe: Das Mahnwesen startet selbstständig. Dabei wird die Mahnung im Namen Ihrer Apotheke – inklusive Ihres Logos – versendet. Ihr Kunde erhält also nicht ein generisches Schreiben, sondern eine individuell gestaltete Mahnung, die Vertrauen schafft und gleichzeitig Professionalität vermittelt.
Bei Rückfragen zu einer Rechnung oder Mahnung melden sich Ihre Kundinnen und Kunden direkt bei Ihnen – nicht bei einem externen Dienstleister. Das sorgt für klare Kommunikationswege und vermeidet unnötige Verwirrung.
Einwände effizient bearbeiten – direkt in KLEVERBILL
Wenn sich Kunden mit Rückfragen oder Einwänden melden, unterstützt KLEVERBILL Sie auch in der Einwandsbehandlung. Direkt in der Software können Sie flexibel reagieren:
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Rechnung oder Mahnung pausieren
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Zahlungsfrist anpassen
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Gutschriften erstellen
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Teilzahlungen vereinbaren
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Stornierungen vornehmen
Mit nur wenigen Klicks wird das Anliegen dokumentiert und der Vorgang in der Kundenakte gespeichert – für maximale Transparenz und eine lückenlose Nachverfolgung im Debitorenmanagement.
