Offene Forderungen können die Liquidität empfindlich stören. Ein konsequentes, aber gleichzeitig professionelles Mahnwesen ist daher unerlässlich. KLEVERBILL nimmt Ihnen diese Aufgabe ab: Automatisieren Sie Ihre Mahnläufe vollständig, kommunizieren Sie individuell und im Design Ihrer Marke, und behalten Sie dabei stets die volle Kontrolle – bis hin zum nahtlosen Übergang ins professionelle Inkasso, falls nötig. Reduzieren Sie Außenstände, ohne Ihre Kunden zu verärgern.
Intelligenter Zahlungsabgleich
So funktioniert der Zahlungsabgleich:
Damit eine Zahlung automatisch einer offenen Forderung zugeordnet werden kann, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein – zum Beispiel ein korrekter Verwendungszweck, Rechnungsnummer oder Kundennummer. Je genauer diese Angaben sind, desto sicherer erfolgt die automatische Zuordnung.
Was passiert bei unvollständigen Angaben?
Falls eine Zahlung unvollständig oder fehlerhaft deklariert ist – etwa ohne passende Referenznummer – greift die intelligente Vorschlagslogik von Kleverbill:
Das System analysiert eingehende Zahlungen anhand verfügbarer Daten (Betrag, Zahlungshistorie, Kunde, Zeitpunkt etc.) und unterbreitet Ihnen automatisch einen Vorschlag, zu welcher offenen Rechnung oder Mahnung die Zahlung vermutlich gehört.
White Label-Mahnwesen
Ihr Corporate Design (White-Label-Lösung):
Alle Mahnschreiben – ob per E-Mail oder optional per Post – werden vollständig in Ihrem Corporate Design versendet. Ihr Logo, Ihre Unternehmensfarben und -schriftarten sorgen für ein einheitliches und vertrauenswürdiges Erscheinungsbild. KLEVERBILL bleibt dabei vollständig im Hintergrund – weder Name noch Hinweise auf den Dienstleister sind für Ihre Kund:innen sichtbar.
Eigene Absenderadresse (SMTP-Anbindung):
Versenden Sie E-Mails direkt über Ihren eigenen SMTP-Server. Dadurch erscheinen Mahnungen mit Ihrer echten Absenderadresse (z. B. mahnung@ihrunternehmen.de) im Posteingang – das erhöht nicht nur die Zustellwahrscheinlichkeit, sondern auch das Vertrauen der Empfänger:innen in die Echtheit der Nachricht.
Individuell wählbarer Versandkanal:
Sie entscheiden pro Fall oder standardmäßig, ob Mahnungen per E-Mail oder (optional) per klassischem Postversand zugestellt werden. So bleiben Sie flexibel und können auf unterschiedliche Kundengruppen und Kommunikationspräferenzen eingehen.
Zugriff auf alle Mahndokumente:
Alle generierten Mahnschreiben stehen Ihnen jederzeit digital zum Download zur Verfügung – direkt im System, revisionssicher archiviert und bei Bedarf einfach abrufbar.
Einwandsbehandlung
Die Einwandsbehandlung ist ein zentraler Bestandteil eines professionellen und kundenorientierten Rechnungswesens. Denn sobald sich ein Kunde mit einer Rückfrage oder einem Anliegen meldet, erfolgt die Kommunikation direkt mit Ihnen – nicht mit einem Drittanbieter.
Gezielte Steuerung bei Bedarf – trotz automatisierter Abläufe:
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Individueller Mahnstopp: Unterbrechen Sie automatisierte Mahnprozesse bei berechtigten Einwänden.
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Stornierungen & Korrekturen: Nehmen Sie direkt Änderungen an Rechnungen oder Mahnungen vor.
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Rabatte & Gutschriften: Passen Sie Beträge flexibel an – direkt im System.
So bleibt Ihre Kundenkommunikation transparent, lösungsorientiert und professionell – ohne auf die Effizienz automatisierter Prozesse verzichten zu müssen.
Vollautomatisches Mahnwesen