Mahnprozess

Wie optimiert KLEVERBILL den Mahnprozess für Unternehmen?​

KLEVERBILL ist eine spezialisierte Software für das unternehmensinterne Mahnwesen, die den gesamten Mahnprozess rund um Rechnungen, Zahlungseingänge und Mahnungen effizient und automatisiert abwickelt. Gerade für Lieferanten – ob regionale Großhändler, spezialisierte Fachlieferanten oder überregionale Logistikanbieter – die täglich große Mengen an Rechnungen an Geschäftskunden oder Handelspartner verwalten, bietet KLEVERBILL eine enorme Entlastung und trägt entscheidend zur Sicherung der Liquidität bei.

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So unterstützt KLEVERBILL Unternehmen im Forderungsmanagement

Der Einsatz von KLEVERBILL beginnt schon beim Rechnungsversand: Rechnungen lassen sich direkt über die Plattform entweder klassisch per Post oder digital über eine zentrale Mailadresse oder einen angebundenen SFTP-Server verschicken. Der manuelle Aufwand für den Einzelversand entfällt – ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung des Forderungsmanagements für Unternehmen.

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Besonders für Lieferanten mit hohem Transaktionsvolumen – also regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen für Standardlieferungen, Abos oder Rahmenverträge – bietet KLEVERBILL eine einfache und skalierbare Lösung.

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Automatische Erfassung von Zahlungseingängen

Ein entscheidender Vorteil: Über die integrierte Bankenschnittstelle via FinAPI erfasst KLEVERBILL Zahlungseingänge automatisch. Diese werden im übersichtlichen Dashboard direkt als erledigt markiert – ohne zeitaufwendige manuelle Kontrolle.

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Das Ziel: die DSO (Days Sales Outstanding) – also die durchschnittliche Zahl der Tage bis zur Zahlung – dauerhaft niedrig zu halten. Gerade für Unternehmen, die auf stabile Cashflows angewiesen sind, um Materialbeschaffung, Lagerhaltung und Logistik zu finanzieren, ist eine zügige Zahlungsabwicklung von großer Bedeutung.

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Automatisiertes Mahnwesen mit individuellem Auftritt

Wird eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, startet KLEVERBILL automatisch den digitalen Mahnprozess. Die Mahnung erfolgt dabei im Namen Ihres Unternehmens – mit eigenem Logo und Corporate Design.

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So erhalten Ihre Kunden keine unpersönlichen Standard-Mahnschreiben, sondern professionell gestaltete, individuelle Mahnungen, die Seriosität ausstrahlen und eine partnerschaftliche Kommunikation fördern.

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Rückfragen landen direkt bei Ihrem Serviceteam – nicht bei einem externen Dienstleister. Das sorgt für klare Kommunikationswege und stärkt die Kundenbeziehung.

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Einwände effizient bearbeiten – direkt in der Software

​Im Geschäftsalltag sind Rückfragen oder Einwände keine Seltenheit – sei es wegen Teillieferungen, Lieferterminen oder Mengenabweichungen. KLEVERBILL unterstützt Sie bei der schnellen und professionellen Bearbeitung:

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• Rechnungen oder Mahnungen pausieren

• Zahlungsfristen individuell anpassen

• Gutschriften erstellen

• Teilzahlungen vereinbaren

• Stornierungen vornehmen

 

Alle Maßnahmen werden automatisch dokumentiert und in der Kundenakte hinterlegt – für maximale Transparenz und eine lückenlose Nachverfolgung.