Pflichtangaben auf Rechnungen – Rechnungen richtig erstellen

Fehler auf Rechnungen kosten Geld – und Vertrauen

Wer als Unternehmen, Kanzlei oder Selbstständiger Rechnungen schreibt, steht in der Pflicht: Rechnungen müssen nicht nur formal korrekt, sondern auch gesetzlich einwandfrei erstellt werden. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen führen schnell zu Rückfragen vom Finanzamt, abgelehntem Vorsteuerabzug beim Kunden oder sogar zu empfindlichen Strafen. Besonders heikel: Laut einer Studie von Bitkom (2023) enthalten 27 % aller Rechnungen formale Fehler – bei wiederkehrenden Geschäftsvorgängen ein teures Risiko.

Dabei ist die Lösung einfach: Wer die gesetzlichen Pflichtangaben kennt und konsequent berücksichtigt – oder die Erstellung direkt automatisiert – ist auf der sicheren Seite. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Angaben auf keiner Rechnung fehlen dürfen, wie Sie korrekt mit Umsatzsteuer und Reverse Charge umgehen, welche Gesetze beachtet werden müssen – und warum sich die Automatisierung mit KLEVERBILL nicht nur rechtlich, sondern auch wirtschaftlich auszahlt.

1. Gesetzliche Grundlage: § 14 UStG als Fundament der Rechnungsstellung

Die zentrale gesetzliche Grundlage für Rechnungsinhalte ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Hier definiert der Gesetzgeber, welche Angaben auf einer Rechnung verpflichtend sind, damit diese steuerlich anerkannt wird – insbesondere für den Vorsteuerabzug. Die Einhaltung dieser Regelungen ist keine Option, sondern eine Pflicht für alle Unternehmen, die Leistungen gegen Entgelt abrechnen.

Wichtig: Fehlen Pflichtangaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern oder die Rechnung beanstanden. Auch Kunden können die Zahlung zurückhalten, bis eine rechtssichere Rechnung vorliegt.

2. Diese Pflichtangaben müssen auf jeder Rechnung enthalten sein

Laut § 14 Abs. 4 UStG gehören folgende Angaben auf jede vollständige Rechnung:

• Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer

• Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen (Art & Umfang)

• Leistungsdatum bzw. Lieferzeitpunkt

• Netto-Betrag der Leistung

• Angewendeter Steuersatz und ausgewiesene Umsatzsteuer

• Bruttobetrag

• Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. bei innergemeinschaftlicher Lieferung)

Gerade bei manueller Rechnungserstellung wird oft mindestens ein Element vergessen – mit steuerlich relevanten Konsequenzen.

3. Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug korrekt behandeln

Die Behandlung der Umsatzsteuer hängt maßgeblich davon ab, ob der Kunde vorsteuerabzugsberechtigt ist oder nicht:

• Kunden mit Vorsteuerabzugsberechtigung (z. B. GmbHs, Selbstständige): Die Umsatzsteuer muss separat ausgewiesen werden. Nur so kann der Kunde die gezahlte Steuer beim Finanzamt als Vorsteuer geltend machen.

• Nicht vorsteuerabzugsberechtigte Kunden (z. B. Kleinunternehmer, gemeinnützige Organisationen): In diesen Fällen kann die Umsatzsteuer über eine Kostenbelastung oder im Rahmen einer Fremdgeldabrechnung ausgewiesen werden – abhängig von der Vertragsgestaltung.

• Kunden mit Sitz im Ausland: Hier greift oft das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Dabei wird keine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen. Stattdessen schuldet der Leistungsempfänger im Ausland die Steuer selbst. Die Rechnung muss in diesem Fall einen Hinweis enthalten wie:

  „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers – Reverse Charge“

Mit KLEVERBILL wird die korrekte Handhabung dieser Fälle automatisiert – inklusive der richtigen Textbausteine, Steuerschlüssel und Rechnungsarten.

4. Sonderregelungen: Kleinbetragsrechnungen, Gutschriften und B2B-Ausland

Je nach Transaktionsart gelten besondere Anforderungen:

• Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto) gemäß § 33 UStDV: vereinfachte Angaben ohne Pflicht zur Steuernummer oder detaillierten Leistungsbeschreibung.

• Gutschriften: Müssen klar als solche bezeichnet und vom Leistungsempfänger anerkannt sein.

• Innergemeinschaftliche Lieferungen (EU): Erfordern den Ausweis der USt-ID beider Parteien und den Hinweis auf Steuerfreiheit gemäß § 4 Nr. 1b UStG i. V. m. § 6a UStG.

Laut einer Umfrage von Statista (2024) wissen 43 % der KMU nicht, ob ihre Rechnungen den korrekten Sonderregelungen entsprechen – ein potenzielles Risiko.

5. Elektronische Rechnungen: GoBD-Konformität ist Pflicht

Wer digital rechnet, muss zusätzlich die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) erfüllen. Dazu gehören:

• Lückenlose Nachvollziehbarkeit (Audit-Trail)

• Nachträgliche Unveränderbarkeit

• Digitale Archivierung für mindestens 10 Jahre

• Zugriffsrechte und Lesbarkeit für Betriebsprüfer

KLEVERBILL verschickt GoBD-konforme Rechnungen automatisch – revisionssicher, rechtskonform und vollständig.

6. Fehler vermeiden durch Automatisierung

Die manuelle Erstellung von Rechnungen ist nicht nur aufwendig, sondern auch fehleranfällig. Studien zeigen: Automatisierte Rechnungsprozesse reduzieren die Fehlerquote um bis zu 65 % (Quelle: IHK Stuttgart, 2023). Darüber hinaus sparen Unternehmen im Schnitt über 50 % der Zeit pro Rechnung.

Mit KLEVERBILL werden Rechnungen:

• automatisch mit allen Pflichtangaben erstellt

• je nach Kundentyp steuerlich korrekt behandelt

• GoBD-konform archiviert

• bei Bedarf mit Mahnprozessen verbunden

So entsteht ein rechtssicherer, effizienter und durchgängig digitaler Prozess.

Zusammenfassung: Diese Gesetze sind bei der Rechnungserstellung zu beachten

Gesetz / Vorschrift	Inhalt
§ 14 UStG	Pflichtangaben auf Rechnungen
§ 14a UStG	Sonderregelungen für bestimmte Leistungen
§ 33 UStDV	Vereinfachung bei Kleinbetragsrechnungen
§ 147 AO	Aufbewahrungsfristen von Rechnungen
GoBD	Anforderungen an elektronische Rechnungen
§ 6a UStG	Regelung bei innergemeinschaftlicher Lieferung
§ 4 UStG	Steuerbefreiungen

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• Ø Fehlerkosten (Korrekturen, Rückläufer, Mahnungen): 2.000–3.000 € jährlich

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Fehlerhafte Rechnungen kosten Zeit, Nerven und Geld – besonders wenn steuerliche Vorgaben nicht eingehalten werden. KLEVERBILL stellt sicher, dass jede Rechnung vollständig, rechtskonform und automatisiert erstellt wird – inklusive Umsatzsteuerlogik, GoBD-Konformität und internationaler Anforderungen.

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📧 E-Mail: info@kleverbill.de

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