Vorsteuerabzug: Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?

Als Unternehmer begegnen Ihnen auf Rechnungen, die Sie selbst erhalten, immer wieder die Begriffe "Umsatzsteuer" oder "Mehrwertsteuer". Diese Steuer, die Sie beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen bezahlen, wird für Sie zur Vorsteuer. Die gute Nachricht: In vielen Fällen dürfen Sie diese Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern oder mit der Umsatzsteuer verrechnen, die Sie selbst von Ihren Kunden einnehmen. Dieser Prozess wird Vorsteuerabzug genannt. Doch wer genau ist dazu berechtigt? Dieser Guide erklärt Ihnen die zentralen Voraussetzungen, damit Sie diesen finanziellen Vorteil nutzen können.

Was bedeutet Vorsteuerabzug?

Das deutsche Umsatzsteuersystem basiert auf dem Prinzip der Netto-Allphasen-Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug. Das bedeutet, dass letztendlich der Endverbraucher die Umsatzsteuer trägt. Unternehmen fungieren dabei als eine Art "Inkassostelle" für das Finanzamt: Sie erheben Umsatzsteuer auf ihre Verkäufe und führen diese ab. Gleichzeitig dürfen sie die Umsatzsteuer, die sie auf ihre eigenen betrieblichen Einkäufe gezahlt haben (die Vorsteuer), vom Finanzamt zurückverlangen oder mit der abzuführenden Umsatzsteuer verrechnen.

Er ermöglicht, dass die Umsatzsteuer die Unternehmen im Normalfall nicht belastet, sondern nur den privaten Konsum.

Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt? Die zentralen Voraussetzungen

Die Berechtigung zum Vorsteuerabzug ist an bestimmte Bedingungen geknüpft, die im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt sind, insbesondere in § 15 UStG. Die wichtigsten Voraussetzungen sind:

• Unternehmerstatus: Sie müssen selbst Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sein (§ 2 UStG). Das ist in der Regel jede Person oder Gesellschaft, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt.

• Bezug für das Unternehmen: Die eingekauften Waren oder Dienstleistungen, für die Sie Vorsteuer zahlen, müssen für Ihr Unternehmen bezogen worden sein. Eine Vorsteuerabzugsberechtigung besteht nur, wenn der Einkauf zur Ausführung von Umsätzen dient, die selbst zum Vorsteuerabzug berechtigen (siehe nächster Punkt).

• Korrekte Rechnung: Sie benötigen eine ordnungsgemäße Rechnung über den Einkauf. Diese muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten (§ 14 UStG), insbesondere die Umsatzsteuer separat ausgewiesen. Eine Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer oder mit fehlenden Pflichtangaben berechtigt in der Regel nicht zum Vorsteuerabzug.

• Keine steuerbefreiten Umsätze (mit Ausnahmen): Dies ist ein entscheidender Punkt. Ihre eigenen Umsätze (die Sie Ihren Kunden berechnen) dürfen nicht steuerbefreit sein, ohne dass Sie auf die Steuerbefreiung verzichten können. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ausschließlich steuerbefreite Umsätze tätigt, die vom Vorsteuerabzug ausschließen (wie z.B. bestimmte Finanzdienstleistungen, ärztliche Heilbehandlungen, Vermietung bestimmter Immobilien etc.), dann können Sie auf Ihre Betriebsausgaben gezahlte Vorsteuer nicht geltend machen.

Zusammengefasst die Kernbedingung: Sie sind vorsteuerabzugsberechtigt, wenn Sie als Unternehmer steuerpflichtige (oder bestimmte steuerfreie) Umsätze erbringen und dafür ordnungsgemäße Rechnungen über Ihre betrieblichen Ausgaben erhalten haben, bei denen die Umsatzsteuer separat ausgewiesen ist.

Wer ist NICHT vorsteuerabzugsberechtigt?

Einige Personengruppen oder Unternehmensformen dürfen die Vorsteuer, die sie bezahlen, grundsätzlich nicht oder nur eingeschränkt abziehen:

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Die bekannteste Ausnahme ist die Kleinunternehmerregelung. Wenn Ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und Ihr voraussichtlicher Umsatz im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro nicht übersteigen wird (Werte gültig für 2024 und 2025), gelten Sie als Kleinunternehmer.

Kleinunternehmer müssen auf ihren Rechnungen an Kunden keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen. Im Gegenzug sind sie aber auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Sie können die auf ihren Einkäufen gezahlte Umsatzsteuer also nicht vom Finanzamt zurückfordern.

Privatpersonen

Wenn Sie als Privatperson etwas kaufen, tun Sie dies nicht im Rahmen einer unternehmerischen Tätigkeit. Die Umsatzsteuer, die Sie bezahlen, ist für Sie endgültig und kann nicht als Vorsteuer abgezogen werden.

Unternehmen mit ausschließlich steuerbefreiten Umsätzen (ohne Option zur Steuerpflicht)

Wie bereits erwähnt: Wenn all Ihre Einnahmen aus Tätigkeiten stammen, die laut Umsatzsteuergesetz von der Umsatzsteuer befreit sind und für die es keine Möglichkeit gibt, zur Steuerpflicht zu optieren (z.B. als Arzt für Heilbehandlungen), dann dürfen Sie ebenfalls keine Vorsteuer aus Ihren Betriebsausgaben abziehen. Haben Sie sowohl steuerpflichtige als auch steuerbefreite Umsätze, wird es komplexer und oft ist nur ein teilweiser Vorsteuerabzug möglich.

Wie mache ich den Vorsteuerabzug geltend?

Der Vorsteuerabzug wird im Rahmen Ihrer regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung sowie in der jährlichen Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt geltend gemacht.

• Umsatzsteuervoranmeldung: Je nach Höhe Ihrer Steuerschuld reichen Sie diese monatlich oder quartalsweise elektronisch beim Finanzamt ein. Hier melden Sie Ihre eingenommene (geschuldete) Umsatzsteuer und die gezahlte (abzugsfähige) Vorsteuer. Die Differenz ist entweder eine Zahllast (Sie zahlen ans Finanzamt) oder ein Vorsteuerüberschuss (Sie erhalten Geld vom Finanzamt zurück).

• Umsatzsteuererklärung: Am Ende des Kalenderjahres reichen Sie eine zusammenfassende Umsatzsteuererklärung ein, in der alle Umsätze und die gesamte abzugsfähige Vorsteuer des Jahres final deklariert werden.

Vergessen Sie nicht die Aufbewahrungspflicht: Sie müssen alle Rechnungen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen, in der Regel 10 Jahre lang aufbewahren, falls das Finanzamt sie prüfen möchte.

Häufige Fehler beim Vorsteuerabzug vermeiden

Um Probleme mit dem Finanzamt und finanzielle Nachteile zu vermeiden, sollten Sie diese häufigen Fehler kennen:

• Fehlende oder falsche Rechnungen: Achten Sie beim Erhalt von Rechnungen sofort darauf, dass alle Pflichtangaben korrekt sind und die Umsatzsteuer separat ausgewiesen ist. Nur so ist der Vorsteuerabzug möglich.

• Vermischung privater und geschäftlicher Ausgaben: Der Vorsteuerabzug ist nur für betriebliche Ausgaben erlaubt. Klären Sie im Zweifel, ob eine Ausgabe anteilig oder gar nicht abzugsfähig ist.

• Unkenntnis der Kleinunternehmerregelung oder Steuerbefreiungen: Prüfen Sie regelmäßig, ob Sie noch unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Wenn Ihre Umsätze steuerbefreit sind, klären Sie, ob dies den Vorsteuerabzug ausschließt.

  
  

Organisation und Management für den Vorsteuerabzug

Für den korrekten und vollständigen Vorsteuerabzug ist eine sorgfältige Organisation Ihrer Belege unerlässlich. Sie müssen alle relevanten Eingangsrechnungen sammeln, prüfen und für die Meldung ans Finanzamt bereithalten. Dies kann manuell schnell unübersichtlich werden, besonders bei vielen Belegen.

Spezialisierte wie KLEVERBILL Softwarelösungen bieten hierfür eine effiziente Unterstützung. Sie ermöglichen es Ihnen, alle Rechnungen digital zu verwalten und zentral und übersichtlich digital zu speichern. So haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Belege, können den Überblick über Ihre abzugsfähige Vorsteuer behalten und die notwendigen Daten für Ihre Umsatzsteuermeldungen einfach zusammenführen.

Fazit: Wissen zahlt sich aus

Die Frage, wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, ist für jeden Unternehmer in Deutschland von zentraler Bedeutung. Grundsätzlich gilt: Wenn Sie als Unternehmer steuerpflichtige Umsätze erzielen (oder bestimmte steuerfreie Umsätze) und ordnungsgemäße Rechnungen über Ihre Betriebsausgaben erhalten, dürfen Sie die gezahlte Vorsteuer abziehen.

Die wichtigste Ausnahme bildet die Kleinunternehmerregelung. Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren Status und die geltenden Regeln kennen, um Ihren Anspruch auf Vorsteuerabzug korrekt geltend zu machen und so Ihre Steuerlast zu optimieren. Die Nutzung passender Tools, die Ihnen helfen, alle Rechnungen zentral und übersichtlich digital zu verwalten, unterstützt Sie dabei, den Überblick zu behalten und die notwendigen Meldungen ans Finanzamt korrekt und pünktlich zu erstellen.

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