Wie schreibt man eine Mahnung? – Tipps, Formulierungen & ein professioneller Prozess

Warum eine Mahnung wichtig ist

Trotz klarer Zahlungsziele und korrekter Rechnungen zahlen Kunden manchmal nicht pünktlich. Um Ihre Liquidität zu sichern und Außenstände zu reduzieren, gehört das Mahnen zu den wichtigsten Aufgaben im Forderungsmanagement.

Doch viele Unternehmer und Selbstständige zögern: Wie schreibe ich eine Mahnung richtig? Wie bleibe ich professionell, ohne die Kundenbeziehung zu gefährden? Und welche rechtlichen Aspekte muss ich beachten?

In diesem Artikel erfahren Sie:

✅ Wann Sie mahnen dürfen und sollten

✅ Wie Sie eine Mahnung richtig aufbauen

✅ Welche Formulierungen sich bewährt haben

✅ Wie Sie den Mahnprozess professionell gestalten

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist die Aufforderung an den Schuldner, eine fällige und unbezahlte Rechnung zu begleichen. Sie setzt den Schuldner rechtlich in Verzug – sofern er nicht ohnehin schon in Verzug ist (z. B. nach Ablauf eines fixen Zahlungsziels).

Gut zu wissen: Im Geschäftsverkehr (B2B) reicht es meist, das Zahlungsziel in der Rechnung klar zu nennen. Der Schuldner kommt dann automatisch in Verzug, wenn er es überschreitet. Dennoch ist eine Mahnung sinnvoll, um den Kunden zu erinnern und eine Eskalation zu vermeiden.

Wann sollte man mahnen?

✅ Nach Ablauf des Zahlungsziels: Prüfen Sie, ob das vereinbarte Zahlungsziel überschritten ist.

✅ Kulanzfrist abwägen: Manche Unternehmen warten ein paar Tage ab, um sicherzustellen, dass keine Überweisung „auf dem Weg“ ist.

✅ Frühzeitig handeln: Je schneller Sie mahnen, desto größer die Chance auf pünktliche Zahlung.

Aufbau einer Mahnung

Eine Mahnung sollte immer sachlich, freundlich und eindeutig sein. Sie enthält:

1️⃣ Betreff

Kurz und klar: „Erste Mahnung zu Ihrer Rechnung Nr. 1234“ oder „Zahlungserinnerung“.

2️⃣ Bezug zur Rechnung

Nennen Sie Rechnungsnummer, Datum und Betrag, damit der Kunde den Vorgang zuordnen kann.

3️⃣ Hinweis auf Fälligkeit

Erwähnen Sie, wann die Rechnung fällig war und dass der Betrag noch offen ist.

4️⃣ Neue Frist

Setzen Sie eine neue, kurze Frist (z. B. 7 Tage) zur Zahlung.

5️⃣ Konsequenzen

Optional: Weisen Sie auf mögliche nächste Schritte hin (weitere Mahnung, rechtliche Schritte, Sperrung von Lieferungen).

6️⃣ Freundlicher Abschluss

Bleiben Sie professionell und höflich – es könnte sich um ein Versehen handeln.

Muster: Formulierung einer Mahnung

Beispiel: 1. Mahnung

Betreff: Erste Mahnung zu Ihrer Rechnung Nr. 1234 vom 15.05.2025

Sehr geehrte Frau Meier, leider mussten wir feststellen, dass unsere Rechnung Nr. 1234 vom 15.05.2025 über 1.200,00 € bislang unbezahlt geblieben ist. Die Zahlung war am 15.06.2025 fällig. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis spätestens 20.07.2025 auf unser unten genanntes Konto. Sollten Sie die Rechnung bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name / Ihre Firma]

Freundlich, aber bestimmt: Der richtige Ton

Eine Mahnung ist kein Angriff – sondern eine Erinnerung. Verzichten Sie auf Vorwürfe oder unnötig scharfe Formulierungen. Besonders bei langjährigen Kunden kann das Verhältnis leiden, wenn Sie zu scharf mahnen.

Beispiel: nicht optimal:

„Warum zahlen Sie Ihre Rechnung nicht?“

Besser:

„Leider konnten wir bislang keinen Zahlungseingang feststellen.“

Wie viele Mahnungen sind nötig?

Rechtlich gesehen müssen Sie nicht drei Mahnungen verschicken. Schon nach der ersten Mahnung (oder Ablauf des Zahlungsziels) können Sie weitere Schritte einleiten. In der Praxis hat sich aber ein 3-stufiges Mahnverfahren etabliert:

1️⃣ Zahlungserinnerung / 1. Mahnung (freundlich)

2️⃣ 2. Mahnung (bestimmter)

3️⃣ 3. Mahnung (mit Androhung rechtlicher Schritte)

Professionelles Mahnwesen mit KLEVERBILL

Eine Mahnung zu schreiben ist eine Sache – den Überblick über offene Posten zu behalten und alle Fristen im Blick zu haben, eine andere.

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So sorgen Sie dafür, dass Sie konsequent mahnen, pünktliche Zahlungen fördern und gleichzeitig gute Kundenbeziehungen erhalten.

Fazit: Mahnungen professionell formulieren & Prozesse automatisieren

Eine Mahnung zu schreiben, gehört zum Geschäftsalltag. Bleiben Sie dabei sachlich, freundlich und konsequent – und setzen Sie auf klare Prozesse. Mit einer Software wie KLEVERBILL gewinnen Sie Zeit, behalten den Überblick und sichern Ihre Liquidität.

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