Was für Mahnstufen gibt es? – Die wichtigsten Stufen im Mahnwesen einfach erklärt

Ein effektives Mahnwesen ist für Unternehmen jeder Größe entscheidend. Es sichert Liquidität, reduziert Zahlungsausfälle und verbessert die Beziehung zum Kunden – wenn es professionell umgesetzt wird. In diesem Beitrag erklären wir, welche Mahnstufen es gibt, wie sie aufgebaut sind und warum ein strukturierter Mahnprozess bares Geld spart. Außerdem zeigen wir dir in zwei aussagekräftigen Statistiken, warum sich regelmäßiges Mahnen lohnt und wie viel günstiger eine digitale Lösung wie KLEVERBILL im Vergleich zu einer Personalstelle ist.

Warum Mahnstufen wichtig sind

Ein klar definierter Mahnprozess sorgt dafür, dass Rechnungen nicht vergessen werden und der Schuldner systematisch an die Zahlung erinnert wird. Mahnstufen strukturieren diesen Prozess – vom freundlichen Hinweis bis zur letzten Zahlungsaufforderung. Wer Mahnstufen richtig einsetzt, erzielt höhere Rücklaufquoten und wahrt gleichzeitig die Kundenbeziehung.

Die 3 klassischen Mahnstufen im Überblick

1. Erste Mahnung – Freundliche Zahlungserinnerung

• Zeitpunkt: 5–10 Tage nach Fälligkeit

• Tonfall: Höflich und sachlich

• Ziel: Erinnerung an mögliche Versäumnis

Beispiel:

"Sehr geehrte Frau Müller,wir möchten Sie daran erinnern, dass die Rechnung Nr. 2024-101 vom 12.06.2025 in Höhe von 1.200 € zur Zahlung fällig war. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb der nächsten 7 Tage."

2. Zweite Mahnung – Nachdrückliche Erinnerung

• Zeitpunkt: 10–15 Tage nach erster Mahnung

• Tonfall: Bestimmter, aber respektvoll

• Ziel: Klare Zahlungsaufforderung

Beispiel:

"Trotz unserer ersten Erinnerung konnten wir keinen Zahlungseingang feststellen. Wir bitten Sie daher, den offenen Betrag in Höhe von 1.200 € bis zum 30.07.2025 zu begleichen, um weitere Maßnahmen zu vermeiden."

3. Dritte Mahnung – Letzte Mahnung vor Inkasso

• Zeitpunkt: 10–14 Tage nach zweiter Mahnung

• Tonfall: Deutlich, mit Ankündigung weiterer Schritte

• Ziel: Letzte Möglichkeit zur außergerichtlichen Einigung

Beispiel:

"Dies ist unsere letzte Zahlungsaufforderung. Sollte der offene Betrag von 1.200 € nicht bis zum 10.08.2025 eingehen, werden wir den Vorgang an unser Inkassobüro zur weiteren Bearbeitung übergeben."

Statistik 1: Regelmäßiges Mahnen zahlt sich aus

Mahnverhalten	Erfolgreiche Zahlungen innerhalb von 30 Tagen
Regelmäßiges Mahnen	82 %
Unregelmäßiges Mahnen	47 %

Fazit: Unternehmen, die konsequent nach einem festen Mahnplan vorgehen, erhalten deutlich schneller ihr Geld. Mit einem automatisierten Mahnwesen wie KLEVERBILL lassen sich Mahnstufen effizient umsetzen – und das ganz ohne Mehraufwand.

Statistik 2: KLEVERBILL vs. interne Personalkosten

Option	Kosten pro Monat (Ø)
Mahnwesen mit KLEVERBILL	ab 49 €
Eigene Fachkraft intern	ca. 3.500 €

Erkenntnis: KLEVERBILL ist nicht nur effizienter, sondern auch über 95 % günstiger als die Einstellung einer Vollzeitkraft für das Forderungsmanagement. Zusätzlich minimierst du Fehler und sparst Zeit.

Fazit & Handlungsempfehlung

Ein gutes Mahnwesen basiert auf einem klar strukturierten Stufenmodell. Mit freundlicher, bestimmter und letztlich konsequenter Kommunikation steigerst du deine Zahlungsmoral. Gleichzeitig lassen sich durch Automatisierung mit KLEVERBILL erhebliche Kosten sparen.

Jetzt informieren & KLEVERBILL testen

📞 Telefon: 0711/22863-0

📧 E-Mail: info@kleverbill.de

🌐 Website: KLEVERBILL

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