Offene Posten einziehen – So steigern Sie Ihre Liquidität mit System

Offene Posten kosten Geld – und Nerven

Jede unbezahlte Rechnung ist ein Liquiditätsrisiko. Ob 100 Euro oder 10.000 Euro – offene Posten summieren sich schnell zu einem ernsthaften Problem für den Cashflow. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) kann dies gefährlich werden. Studien zeigen: Rund 20 % aller Unternehmensinsolvenzen in Deutschland entstehen aufgrund ausbleibender Zahlungen von Kunden.

Wer offene Posten systematisch einzieht, sichert nicht nur seine Liquidität, sondern optimiert auch interne Prozesse und verbessert die Planbarkeit. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie offene Forderungen effizient verfolgen, worauf Sie rechtlich achten müssen – und wie Sie mit KLEVERBILL den gesamten Mahn- und Inkassoprozess automatisieren können.

1. Was sind offene Posten?

Offene Posten (OP) sind alle noch nicht bezahlten Rechnungen eines Kunden. Sie entstehen, wenn ein Unternehmen eine Leistung erbracht und eine Rechnung gestellt hat, die Zahlung aber noch nicht erfolgt ist – obwohl der Fälligkeitstermin bereits überschritten wurde.

Ein OP-Management umfasst:

• Übersicht über alle ausstehenden Forderungen

• Überwachung von Zahlungsfristen

• Automatisiertes Mahnwesen

• Einleitung rechtlicher Schritte bei Zahlungsverzug

Typische Ursachen für offene Posten:

• Vergessene oder fehlerhafte Rechnungen

• Fehlende Mahnroutinen

• Unklare Zahlungsbedingungen

• Schlechte Bonität der Kunden

2. Warum ein konsequentes Forderungsmanagement so wichtig ist

Laut einer Umfrage von Creditreform geben über 60 % der befragten KMU an, dass unbezahlte Rechnungen ihre finanzielle Planung erschweren. Dabei kann ein aktives OP-Management entscheidend dazu beitragen, Risiken zu minimieren und Einnahmen planbar zu machen.

Ihre Vorteile beim systematischen Einzug offener Posten:

• Bessere Liquiditätsplanung

• Schnellere Zahlungseingänge

• Entlastung des Teams durch Automatisierung

• Stärkere Kundenbindung durch transparente Prozesse

• Frühe Identifikation von Problemkunden

3. So funktioniert das Einziehen offener Posten – Schritt für Schritt

Ein professionelles Forderungsmanagement gliedert sich in mehrere Phasen:

1. Rechnungsstellung

• Vollständig, korrekt und mit klarer Zahlungsfrist

• Möglichst digital und GoBD-konform

2. Zahlungseingang überwachen

• Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Rechnungen

• Automatische OP-Liste mit Fälligkeitsübersicht

3. Zahlungserinnerung (freundlich)

• Kurz nach Fälligkeit, per E-Mail oder Brief

• Ton freundlich und lösungsorientiert

4. 1. und 2. Mahnung

• Steigerung der Dringlichkeit

• Ggf. Mahngebühren oder Verzugszinsen ausweisen

5. Letzte Mahnung / Inkasso

• Ankündigung rechtlicher Schritte oder Inkassoverfahren

• Optionale Übergabe an Inkassodienstleister oder Rechtsanwalt

4. Rechtliche Grundlagen beim Einzug offener Forderungen

Damit der Einzug rechtlich einwandfrei bleibt, müssen folgende Punkte beachtet werden:

• Verzug tritt automatisch ein, wenn ein Zahlungsziel abgelaufen ist – oder nach 30 Tagen bei fehlendem Datum (§ 286 BGB)

• Mahnung ist keine Pflicht, aber sinnvoll, um Nachweise zu sichern

• Verzugszinsen dürfen berechnet werden (z. B. 9 % über dem Basiszins bei B2B-Geschäften)

• Mahngebühren müssen angemessen sein (i. d. R. 2,50 € bis 5,00 €)

Wichtig: Jede Kommunikation sollte dokumentiert und nachvollziehbar sein – insbesondere, wenn der Fall später juristisch verfolgt werden muss.

5. Offene Posten automatisch einziehen mit KLEVERBILL

KLEVERBILL automatisiert den gesamten Prozess von der Rechnungsstellung bis zur letzten Mahnung – damit keine Forderung mehr untergeht:

✔ Automatische Überwachung aller offenen Posten

✔ Intelligente Mahnlogik mit frei definierbaren Fristen & Textbausteinen

✔ Mehrsprachiger Versand von Mahnungen (DE/EN/FR)

✔ Übergabe an Inkasso oder Rechtsanwalt mit nur einem Klick

✔ Rechtssichere Dokumentation aller Vorgänge

✔ Integrierte Schnittstellen zu Buchhaltung und Zahlungsabgleich

Besonders praktisch: Sie sehen jederzeit, welcher Kunde welche Rechnung offen hat – inklusive Fälligkeit, Mahnstatus und Kontaktverlauf.

6. Offene Posten einziehen – aber bitte strukturiert und digital

Viele Unternehmen scheuen sich davor, offene Forderungen konsequent einzuziehen – aus Angst, Kunden zu verärgern. Doch wer professionell und transparent vorgeht, stärkt sogar das Vertrauen. Mit KLEVERBILL automatisieren Sie Ihr Mahnwesen, behalten alle offenen Posten im Blick und sorgen für einen stetigen Cashflow – ganz ohne Druck auf Ihr Team.

🎯 Unsere Empfehlung: Lassen Sie keine Rechnung länger liegen. Ziehen Sie offene Posten mit System ein – digital, rechtssicher und effizient mit KLEVERBILL.

Jetzt informieren & KLEVERBILL testen

📞 Telefon: 0711/22863-0

📧 E-Mail: info@kleverbill.de

🌐 Website: KLEVERBILL

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