Mahnwesen - Was ist das Mahnwesen?

In einer Welt, in der digitale Prozesse immer mehr zur Norm werden, braucht es skalierbare und intelligente Lösungen für das Finanzwesen. Genau hier setzt KLEVERBILL an: eine leistungsstarke, cloudbasierte Enterprise-Software, die das Forderungsmanagement, Mahnwesen, Kreditmanagement und die gesamte Debitorenbuchhaltung automatisiert, strukturiert und nachhaltig verbessert.

Mit über 25 Jahren Erfahrung im Forderungsmanagement und einem Team aus Anwälten, Rechtsanwaltsfachangestellten und Experten bietet KLEVERBILL nicht nur Software, sondern ein ganzes Backoffice-Konzept für dein Unternehmen. In diesem Artikel gehen wir auf alle relevanten Themen ein, die KLEVERBILL zur Top-Lösung für moderne Unternehmen machen.

Was ist Mahnwesen?

Über das Mahnwesen fordern Sie als Unternehmer von Ihren Kunden das überfällige Geld ein, das sie Ihnen schulden. Das Mahnwesen beginnt in der Regel mit einer freundlichen Zahlungserinnerung und geht über mehrere Eskalationsstufen bis hin zu gerichtlichen Maßnahmen oder der Beauftragung eines Inkassodienstleisters wie KLEVERBILL.

Das Ziel des Mahnwesens ist es, die offenen Forderungen schnell und möglichst ohne rechtliche Auseinandersetzung beizutreiben – professionell, rechtssicher und kundenfreundlich.

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Wenn ein Kunde nicht auf eine freundliche Zahlungserinnerung reagiert, ist der nächste logische Schritt die Mahnung. Diesen Vorgang nennt man Mahnwesen. Auf Englisch spricht man von einem "payment reminder".

Typischer Ablauf im außergerichtlichen Mahnwesen:

1. Zahlungserinnerung: Einige Tage nach Fälligkeit, freundlich formuliert

2. 1. Mahnung: Deutlicher, mit neuem Zahlungsziel

3. 2. Mahnung: Mit Mahngebühr und Hinweis auf mögliche Inkassomaßnahmen

4. Letzte Mahnung: Ankündigung rechtlicher Schritte oder Übergabe an Inkasso

Wichtig: Eine klare Struktur und Fristen verbessern die Erfolgsquote und senken den DSO. KLEVERBILL automatisiert genau diese Stufen – sicher, skalierbar und rechtlich einwandfrei.

Zahlungserinnerung vs. Mahnung – wo liegt der Unterschied?

Aus rechtlicher Sicht sind Zahlungserinnerung und Mahnung gleichwertig. In der Praxis wird jedoch unterschieden:

• Zahlungserinnerung: Höflich, kundenorientiert, ohne Mahngebühr

• Mahnung: Nachdrücklich, oft mit Mahngebühr, Eskalationspotenzial

KLEVERBILL ermöglicht es, Zahlungserinnerungen automatisch zu versenden – im Corporate Design, mit persönlicher Ansprache und individuellem Fälligkeitsdatum.

Mahnverfahren per E-Mail – ist das gültig?

Ja! Eine Mahnung kann auch per E-Mail verschickt werden und ist rechtlich gültig. Auch mündliche Mahnungen sind erlaubt, jedoch schwer beweisbar.

Vorteile von E-Mail-Mahnungen mit KLEVERBILL:

• Automatischer Versand

• Nachverfolgbarkeit und Protokollierung

• Schnell, kostengünstig und umweltfreundlich

Für sensible oder besonders hohe Forderungen empfiehlt sich zusätzlich ein Versand per Einschreiben.

Wenn der Kunde trotzdem nicht zahlt – Inkasso oder Anwalt?

Bleibt auch die letzte Mahnung erfolglos, haben Unternehmen zwei Optionen:

• Inkassobüro beauftragen: Z. B. mit KLEVERBILL inklusive außergerichtlicher Einigung, gerichtlichem Mahnbescheid, Vollstreckung und internationalem Forderungsmanagement.

• Anwalt einschalten: Für anwaltliche Schreiben oder bei komplexen Rechtslagen.

KLEVERBILL bietet beides – Software und erfahrene Fachjuristen unter einem Dach.

Gerichtliches Mahnverfahren – so läuft es ab

1. Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids beim Amtsgericht

2. Der Schuldner hat 14 Tage Zeit für einen Widerspruch

3. Erfolgt kein Widerspruch: Vollstreckungsbescheid wird erlassen

4. Der Gerichtsvollzieher kann mit der Zwangsvollstreckung beauftragt werden

KLEVERBILL unterstützt dich dabei digital und automatisiert – inkl. Schnittstelle zum Online-Mahnverfahren der Justiz.

Schuldnerverzug gemäß § 286 BGB

Ein Schuldner ist in Verzug, wenn er trotz Fälligkeit nicht zahlt – und Sie ihn durch eine Mahnung in Verzug gesetzt haben. Erst dann haben Sie Anspruch auf:

• Verzugszinsen

• Schadensersatz

• Inkassokosten

Ausnahmen: Keine Mahnung erforderlich, wenn…

• Ein fixes Zahlungsziel im Vertrag vereinbart wurde

• Der Schuldner die Zahlung ernsthaft verweigert

• Die Leistung objektiv nicht mehr möglich ist

KLEVERBILL prüft automatisch Fristen und generiert bei Bedarf Mahnschreiben, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllen.

Mahnkosten – Wie berechne ich Mahngebühren?

Unternehmer dürfen ab der zweiten Mahnung Mahngebühren verlangen. Diese müssen aber angemessen sein.

Üblich sind:

• 2,50 – 5 € bei der 2. Mahnung

• Bis zu 10 € bei der 3. Mahnung (Letzte Mahnung)

Erstattungsfähig sind nur tatsächliche Kosten wie Porto, Papier, Druck. Verzugszinsen hingegen sind gesetzlich geregelt:

• Für Verbraucher: Basiszinssatz + 5 %

• Für Unternehmen: Basiszinssatz + 9 %

Diese können Sie auf der Seite der Bundesbank nachsehen: Bundesbank

KLEVERBILL berechnet Mahnkosten und Zinsen automatisch und rechtssicher.

Warum KLEVERBILL das ideale Mahnwesen-Tool ist

• Automatisierte Mahnstufen mit individuellen Fristen

• CI-konforme Mahnschreiben im Namen deines Unternehmens

• Inkassoanbindung mit eigenem Rechtsdienstleister

• Gerichtliche Mahnverfahren & Titelüberwachung integriert

• Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Revisionssicherheit

KLEVERBILL digitalisiert und vereinfacht dein Mahnwesen – vom ersten Reminder bis zur Zwangsvollstreckung.

Mahnwesen professionell digitalisieren mit KLEVERBILL

Ob Zahlungserinnerung, Mahnung oder gerichtliche Schritte – KLEVERBILL bietet dir alle Tools, um offene Forderungen schnell, professionell und rechtssicher einzutreiben.

Du sparst Zeit, senkst deine Kosten, erhöhst deine Liquidität und pflegst gleichzeitig eine professionelle Kommunikation mit deinen Kunden.

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📞 Telefon: 0711/22863-0

📧 E-Mail: info@kleverbill.de

🌐 Website: KLEVERBILL

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