Mahnvorlagen zum kostenlosen Download: Texte

Offene Rechnungen sind für jedes Unternehmen ärgerlich – egal ob Sie selbstständig sind, ein kleines Unternehmen führen oder als Vermieter:in monatlich Mieten abrechnen. Oft scheitert ein effizientes Mahnwesen nicht an der Bereitschaft, sondern an der Umsetzung: Formulierungen fehlen, die richtige Tonalität ist unklar und der Aufwand wirkt zu hoch.

Dabei sind Mahnungen ein wichtiger Bestandteil eines professionellen Forderungsmanagements – und mit den richtigen Vorlagen schnell erledigt.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen bis zu 6 kostenlose Mahnvorlagen zum Download zur Verfügung und zeigen Ihnen, wie Sie mit KLEVERBILL Ihr Mahnwesen ganz einfach automatisieren.

Warum Mahnungen so wichtig sind

Zahlungsverzug ist keine Seltenheit: In Deutschland werden laut Statista bis zu 20 % aller Rechnungen verspätet oder gar nicht gezahlt.

Wenn Sie auf ausstehende Zahlungen nicht reagieren, kann das für Sie schwerwiegende Folgen haben:

• Ihr Cashflow gerät ins Stocken

• Kund:innen „vergessen“ immer häufiger zu zahlen

• Ihr Unternehmen wirkt nach außen unprofessionell

Mit einem gut strukturierten Mahnwesen können Sie dem entgegenwirken. Wichtig dabei: Ein freundlicher, klarer und bestimmter Ton – und vor allem Konsequenz.

Mahnungen schreiben leicht gemacht: Mit kostenlosen Vorlagen

Damit Sie sofort handlungsfähig sind, haben wir für Sie bis zu 6 Mahnvorlagen zusammengestellt, die Sie kostenlos herunterladen und direkt verwenden können.

Mahnvorlage 1: Zahlungserinnerung

Die erste Stufe des Mahnwesens sollte immer freundlich formuliert sein. Oft handelt es sich tatsächlich nur um ein Versehen.

Beispiel:

Betreff: Zahlungserinnerung zu Ihrer Rechnung [Rechnungsnummer] Sehr geehrte/r [Name], wir haben festgestellt, dass die Zahlung der Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum] über [Betrag] € bisher nicht bei uns eingegangen ist. Sicherlich handelt es sich nur um ein Versehen. Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis spätestens [Datum] auf unser Konto zu überweisen. Mit freundlichen GrüßenIhr [Firmenname]-Team

Mahnvorlage 1: Zahlungserinnerung (freundlich)

Betreff: Zahlungserinnerung zu Ihrer Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte/r [Name],

wir haben festgestellt, dass die Zahlung zu unserer Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum] über [Betrag] € bisher nicht bei uns eingegangen ist. Sicherlich handelt es sich nur um ein Versehen.

Wir bitten Sie daher, den offenen Betrag bis spätestens [Datum] auf unser untenstehendes Konto zu überweisen. Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr [Firmenname]-Team

Mahnvorlage 2: Zweite Mahnung (bestimmter Ton)

Betreff: Zweite Erinnerung zu Ihrer Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte/r [Name],

leider konnten wir bislang keinen Zahlungseingang zu unserer Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum] in Höhe von [Betrag] € feststellen, deren Zahlungsziel am [Datum] abgelaufen ist.

Wir bitten Sie hiermit, den ausstehenden Betrag umgehend, spätestens jedoch bis zum [Datum], auf unser untenstehendes Konto zu überweisen.

Sollte die Zahlung inzwischen erfolgt sein, danken wir Ihnen und bitten Sie, dieses Schreiben zu ignorieren.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr [Firmenname]-Team

Mahnvorlage 3: Dritte Mahnung (erhöhter Nachdruck)

Betreff: Dritte Mahnung zu Ihrer Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte/r [Name],

wir haben Ihnen am [Datum] eine Zahlungserinnerung und am [Datum] eine erste Mahnung zugesandt. Leider konnten wir bislang keinen Zahlungseingang in Höhe von [Betrag] € zu unserer Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum] verzeichnen.

Wir fordern Sie daher letztmalig auf, den offenen Betrag innerhalb von [Anzahl] Tagen auf unser untenstehendes Konto zu überweisen.

Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Ansonsten sehen wir uns gezwungen, weitere rechtliche Schritte einzuleiten.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr [Firmenname]-Team

Mahnvorlage 4: Letzte Mahnung (vor rechtlichen Schritten)

Betreff: Letzte Mahnung / Androhung rechtlicher Schritte

Sehr geehrte/r [Name],

trotz mehrmaliger Aufforderung ist der offene Betrag in Höhe von [Betrag] € aus unserer Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum] noch immer nicht bei uns eingegangen.

Hiermit setzen wir Ihnen letztmalig eine Frist bis zum [Datum], um die Zahlung zu leisten. Nach Ablauf dieser Frist werden wir ohne weitere Ankündigung rechtliche Schritte gegen Sie einleiten und den Vorgang an ein Inkassounternehmen oder unseren Rechtsanwalt übergeben.

Um zusätzliche Kosten und Unannehmlichkeiten zu vermeiden, bitten wir Sie, den offenen Betrag fristgerecht zu begleichen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr [Firmenname]-Team

Mahnvorlage 5: Mahnung für Mieter:innen (unter Berücksichtigung Mietrecht)

Betreff: Erinnerung / Mahnung Ihrer Mietzahlung

Sehr geehrte/r [Name],

wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Miete für [Monat/Jahr] in Höhe von [Betrag] € bisher nicht auf unserem Konto eingegangen ist. Die Zahlung war laut Mietvertrag bis spätestens [Datum] fällig.

Wir fordern Sie hiermit auf, die ausstehende Miete unverzüglich, spätestens jedoch bis zum [Datum], zu begleichen.

Bitte beachten Sie: Sollten Sie mit mehr als zwei aufeinanderfolgenden Monatsmieten oder einem erheblichen Teil der Miete im Rückstand sein, kann dies rechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung des Mietverhältnisses haben.

Mit freundlichen Grüßen

Ihre Hausverwaltung / Ihr Vermieter

Mahnvorlage 6: Mahnung an Geschäftskund:innen (B2B)

Betreff: Erinnerung / Mahnung zu Ihrer offenen Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

trotz unserer bisherigen Korrespondenz und der gesetzten Zahlungsfristen ist der offene Betrag in Höhe von [Betrag] € aus unserer Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum] nach wie vor nicht beglichen.

Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag innerhalb von 7 Werktagen auf unser Konto zu überweisen. Sollten wir bis dahin keinen Zahlungseingang feststellen können, sehen wir uns gezwungen, den Vorgang an unsere Rechtsabteilung zu übergeben.

Falls Sie Fragen zur Rechnung haben oder eine Rücksprache wünschen, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr [Firmenname]-Team

Der Nachteil von Vorlagen: Sie lösen nicht das Grundproblem

So hilfreich Mahnvorlagen auch sind: Sie müssen immer noch manuell gepflegt, verschickt und nachgehalten werden. Das kostet Zeit – und birgt das Risiko, dass doch einmal etwas übersehen wird.

Gerade bei wiederkehrenden Zahlungen (z. B. Miete, Abos, Wartungsverträge) kann das schnell unübersichtlich werden.

Mahnungen automatisieren: So unterstützt Sie KLEVERBILL

Damit Sie Mahnvorlagen nicht mehr manuell einsetzen müssen, gibt es eine smartere Lösung: KLEVERBILL.

Automatisch mahnen – einfach, professionell und zuverlässig

Mit KLEVERBILL automatisieren Sie Ihr gesamtes Mahnwesen. Das heißt konkret:

✅ Rechnungen werden automatisch erstellt und verschickt

✅ Zahlungseingänge werden automatisch überwacht

✅ Offene Zahlungen werden automatisch und pünktlich gemahnt

So sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler – und kein:e Kund:in kann mehr behaupten, „es vergessen“ zu haben.

Die Vorteile von KLEVERBILL für Ihr Mahnwesen

1. Mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft

Sie müssen sich nicht mehr um Mahnungen kümmern. KLEVERBILL erledigt das für Sie – inklusive der richtigen Tonalität und Fristen.

2. Konsequenz ohne Konflikte

KLEVERBILL mahnt freundlich, aber bestimmt – und schützt so Ihre Kundenbeziehung.

3. Besserer Cashflow

Schnellere Zahlungen verbessern Ihre Liquidität und Ihre Planungssicherheit.

4. Transparenz

Sie behalten jederzeit den Überblick über offene Posten, Mahnstufen und Zahlungseingänge.

Warum ein konsequentes Mahnwesen professionell wirkt

Viele Unternehmer:innen zögern, Mahnungen zu verschicken, weil sie den Eindruck haben, das sei „unhöflich“ oder „schlecht für die Beziehung“. Das Gegenteil ist der Fall:

Kund:innen und Mieter:innen erwarten, dass Sie professionell handeln – und dass auch Ihre Zahlungsforderungen konsequent durchgesetzt werden. Ein klar strukturiertes Mahnwesen zeigt: Sie nehmen Ihr Business ernst.

So richten Sie Ihr Mahnwesen mit KLEVERBILL ein

Schritt 1: Anmelden

Registrieren Sie sich kostenlos bei KLEVERBILL und legen Sie Ihr Konto an.

Schritt 2: Kund:innen und Forderungen einpflegen

Importieren Sie Ihre bestehenden Daten oder legen Sie neue Kund:innen an.

Schritt 3: Automatisierung aktivieren

Definieren Sie die Mahnintervalle und Vorlagen – fertig. Ab jetzt läuft alles automatisch.

Fazit: Mit KLEVERBILL und kostenlosen Mahnvorlagen zum Erfolg

Kostenlose Mahnvorlagen sind ein guter erster Schritt, um Ihr Mahnwesen zu professionalisieren. Sie sparen Zeit, vermeiden unangenehme Formulierungsfehler und helfen, den Überblick zu behalten.

Langfristig lohnt es sich jedoch, Ihr Mahnwesen zu automatisieren – mit KLEVERBILL. So stellen Sie sicher, dass keine Zahlung vergessen wird, Ihre Liquidität gesichert ist und Sie Ihre Kund:innenbeziehungen dennoch pflegen.

Testen Sie jetzt KLEVERBILL und erleben Sie, wie einfach Mahnwesen sein kann. Keine offene Zahlung bleibt unbemerkt!

FAQ: Häufige Fragen zu Mahnvorlagen und KLEVERBILL

Kann ich die Mahnvorlagen individuell anpassen?

Ja, alle Vorlagen können Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Sind Mahnvorlagen rechtlich sicher?

Unsere Vorlagen orientieren sich an gängigen Standards. Bei speziellen Fällen empfiehlt sich eine rechtliche Prüfung.

Ist KLEVERBILL auch für kleine Unternehmen geeignet?

Ja, KLEVERBILL eignet sich für Selbstständige, kleine Unternehmen, Vermieter:innen und Konzerne.

Wie schnell kann ich mit KLEVERBILL starten?

In wenigen Minuten – registrieren, Daten eingeben, loslegen.

Jetzt informieren & KLEVERBILL testen

📞 Telefon: 0711/22863-0

📧 E-Mail: info@kleverbill.de

🌐 Website: KLEVERBILL

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