Effizientes Forderungsmanagement für Apotheken: Die Mahnsoftware KLEVERBILL im Einsatz

In Zeiten steigender Bürokratie und knapper personeller Ressourcen sind Apotheken mehr denn je auf effiziente digitale Prozesse angewiesen – insbesondere im Bereich des Forderungsmanagements. Genau hier setzt die Mahnsoftware KLEVERBILL an, die sich zunehmend als wertvolle Unterstützung im Apothekenalltag etabliert. Mit ihrer Kombination aus Automatisierung, Transparenz und einfacher Bedienbarkeit bietet KLEVERBILL eine ganzheitliche Lösung für das betriebliche Mahnwesen – vom Rechnungsversand bis hin zur Übergabe ins Inkasso.

Was ist KLEVERBILL?

KLEVERBILL ist eine spezialisierte Software für das unternehmensinterne Mahnwesen. Sie wurde mit dem Ziel entwickelt, den gesamten Prozess rund um Rechnungen, Zahlungseingänge und Mahnungen effizient und automatisiert zu gestalten. Besonders für Apotheken, die tagtäglich zahlreiche Rechnungen erstellen und verwalten müssen, bedeutet KLEVERBILL eine spürbare Entlastung.

So funktioniert KLEVERBILL in der Praxis

Der Einsatz von KLEVERBILL beginnt mit dem Rechnungsversand: Rechnungen lassen sich direkt über die Plattform entweder klassisch per Post oder digital über eine zentrale Mailadresse bzw. einen angebundenen SFTP-Server verschicken. Damit entfällt der manuelle Aufwand für den Einzelversand – ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung.

Ein entscheidender Vorteil: Durch die Anbindung an eine Bankenschnittstelle via FinAPI erkennt KLEVERBILL Zahlungseingänge automatisch. Diese werden im übersichtlichen Dashboard als "erledigt" markiert – ganz ohne manuelle Prüfung. Ziel ist es, die sogenannte DSO (Days Sales Outstanding), also die durchschnittliche Anzahl an Tagen bis zum Zahlungseingang, dauerhaft niedrig zu halten. Je schneller eine Rechnung beglichen wird, desto gesünder ist die Liquidität einer Apotheke – ein Faktor, der im heutigen Marktumfeld von zentraler Bedeutung ist.

Automatisiertes Mahnwesen – mit persönlicher Note

Wird eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, übernimmt KLEVERBILL automatisch die nächste Eskalationsstufe: Das Mahnwesen startet selbstständig. Dabei wird die Mahnung im Namen Ihrer Apotheke – inklusive Ihres Logos – versendet. Ihr Kunde erhält also nicht ein generisches Schreiben, sondern eine individuell gestaltete Mahnung, die Vertrauen schafft und gleichzeitig Professionalität vermittelt.

Bei Rückfragen zu einer Rechnung oder Mahnung melden sich Ihre Kundinnen und Kunden direkt bei Ihnen – nicht bei einem externen Dienstleister. Das sorgt für klare Kommunikationswege und vermeidet unnötige Verwirrung.

Einwände effizient bearbeiten – direkt in KLEVERBILL

Wenn sich Kunden mit Rückfragen oder Einwänden melden, unterstützt KLEVERBILL Sie auch in der Einwandsbehandlung. Direkt in der Software können Sie flexibel reagieren:

• Rechnung oder Mahnung pausieren

• Zahlungsfrist anpassen

• Gutschriften erstellen

• Teilzahlungen vereinbaren

• Stornierungen vornehmen

  
  

Mit nur wenigen Klicks wird das Anliegen dokumentiert und der Vorgang in der Kundenakte gespeichert – für maximale Transparenz und eine lückenlose Nachverfolgung im Debitorenmanagement.

Nahtlose Übergabe ins Inkasso

Sollte eine Zahlung trotz Mahnung vollständig ausbleiben, bietet KLEVERBILL eine automatisierte Übergabe an ein Inkassounternehmen. Sie erhalten dabei einen festen Ansprechpartner für die weitere Bearbeitung der Forderung. Auch dieser Schritt geschieht nahtlos aus der Software heraus – ohne zusätzlichen Aufwand für Ihre Apotheke.

Warum Apotheken auf KLEVERBILL setzen

Apotheken profitieren besonders von den vielfältigen Funktionen von KLEVERBILL, denn der gesamte Rechnungsprozess wird zentral verwaltet. Typischer Ablauf:

1. Warenbestellung wird ausgelöst

2. Rechnung wird über KLEVERBILL hochgeladen

3. Versand per Post oder digital erfolgt automatisch

4. Zahlungseingang wird überwacht

5. Bei Nichtzahlung startet automatisch das Mahnwesen

6. Optional: Übergabe ins Inkasso

   
   

So bleibt keine Rechnung unbeachtet – und Sie behalten jederzeit den Überblick über offene Forderungen.

Alles aus einer Hand: Ihre Vorteile mit KLEVERBILL

• Vollautomatisiertes Mahnwesen

• Integrierte Bankenschnittstelle (FinAPI)

• Rechnungsversand per Post oder digital

• Mahnungen im Namen Ihrer Apotheke

• Einfache Bearbeitung von Kundenanfragen

• Lückenlose Dokumentation im Debitor

• Optionale Übergabe ins Inkasso

• Deutliche Reduktion der DSO

  
  

Fazit: Mehr Zeit für das Wesentliche

Mit KLEVERBILL konzentrieren sich Apothekerinnen und Apotheker wieder auf das, was wirklich zählt – die Versorgung ihrer Kundinnen und Kunden. Die Software übernimmt das Forderungsmanagement in voller Breite – automatisiert, transparent und professionell. Sie sparen nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern verbessern gleichzeitig Ihre Liquidität und Kundenkommunikation.

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KLEVERBILL – Forderungsmanagement neu gedacht.