Rechnungsprozess digitalisieren – In 5 Schritten zur modernen Abrechnung

Papierberge, vergessene Rechnungen, manuelles Nachfassen bei verspäteten Zahlungen – das alles gehört der Vergangenheit an. Unternehmen, die ihren Rechnungsprozess digitalisieren, sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern profitieren auch von besserer Liquidität, höherer Transparenz und weniger Fehlern.

Doch wie funktioniert die Umstellung genau? Wir zeigen dir in 5 praxisnahen Schritten, wie du mit Tools wie KLEVERBILL deinen Rechnungsprozess komplett digitalisieren kannst – vom Rechnungsausgang bis zur Zahlungserinnerung.

Warum den Rechnungsprozess digitalisieren?

Bevor wir in die Umsetzung gehen, hier ein kurzer Blick auf die Vorteile der Digitalisierung:

• ✅ Schnellere Rechnungsstellung & Zahlungseingänge

• ✅ Automatisierung von Routineaufgaben

• ✅ Reduzierung von Fehlerquellen

• ✅ Bessere Übersicht über offene Posten

• ✅ Einhaltung gesetzlicher Anforderungen (GoBD, UStG, E-Rechnungspflicht)

Mit der richtigen Software kannst du jede Rechnung rechtssicher, automatisiert und nachvollziehbar versenden – und das ganz ohne manuellen Aufwand.

Schritt 1: Status Quo analysieren

Bevor du deinen Rechnungsprozess digitalisieren kannst, musst du wissen, wie er aktuell abläuft.

Fragen zur Analyse:

• Wie werden Rechnungen aktuell erstellt? (Word, Excel, ERP?)

• Gibt es ein zentrales System oder viele Einzellösungen?

• Wer verschickt die Rechnungen – manuell oder automatisiert?

• Wie wird die Zahlungsfrist überwacht?

• Was passiert bei Zahlungsverzug?

Ziel: Schwachstellen identifizieren und Anforderungen definieren. KLEVERBILL bietet hier z. B. eine kostenlose Erstberatung zur Prozessanalyse.

Schritt 2: Digitale Rechnungserstellung einführen

Jetzt wird’s konkret: Ersetze Word, Excel & Co. durch eine professionelle Software wie

KLEVERBILL, die:

• Rechnungen mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG erstellt

• Rechnungsnummern automatisch vergibt

• Vorlagen für wiederkehrende Leistungen bietet

• Rechnungen als PDF oder E-Rechnung ausgibt

Tipp: Nutze Funktionen wie Artikelverwaltung, Kundendatenbank und Vorlagen für mehr Effizienz.

Schritt 3: Rechnungen digital versenden

Der digitale Versand spart nicht nur Papier, sondern ist auch deutlich schneller. Mit KLEVERBILL kannst du Rechnungen:

• automatisch per E-Mail versenden oder per Post

• oder direkt aus dem System oder deinem ERP oder Buchhaltungssystem versenden

Alle Rechnungen werden rechtssicher archiviert und lassen sich jederzeit abrufen.

Schritt 4: Zahlungseingänge automatisiert überwachen

Ein digitaler Rechnungsprozess endet nicht mit dem Versand – das Monitoring ist entscheidend!

KLEVERBILL prüft automatisch:

• Ob Zahlungen fristgerecht eingehen

• Welche Rechnungen offen sind

• Wann Zahlungserinnerungen notwendig sind

So behältst du deine Liquidität im Blick und kannst frühzeitig reagieren.

Tipp: Integriere dein Bankkonto, um Zahlungseingänge automatisch abzugleichen. Das KLEVERBILL Zahlungsmatching wurde eingens für den Zahlungsabgleich entwickelt.

Schritt 5: Mahnwesen & Inkasso automatisieren

Wenn Kund:innen nicht zahlen, brauchst du ein professionelles, aber faires Mahnwesen. Mit KLEVERBILL kannst du:

• mehrstufige Mahnprozesse definieren (z. B. Erinnerung, 1. Mahnung, letzte Mahnung)

• Mahnungen automatisch erstellen und versenden in der CI

• bei Bedarf direkt einen Inkassoauftrag auslösen

Das spart dir wertvolle Zeit und sorgt dafür, dass du auch in schwierigen Fällen dein Geld bekommst.

Tipp: Achte auf eine empathische Kommunikation – KLEVERBILL ermöglicht individuelle Mahntexte.

So einfach geht digitale Rechnungsstellung

Der Weg zur Digitalisierung deines Rechnungsprozesses muss nicht kompliziert sein. Mit

einer strukturierten Herangehensweise und der richtigen Software wie KLEVERBILL erreichst du:

• Mehr Effizienz

• Weniger Fehler

• Schnelleren Cashflow

• Und eine moderne, zukunftssichere Abrechnung

Jetzt informieren & KLEVERBILL testen

📞 Telefon: 0711/22863-0

📧 E-Mail: info@kleverbill.de

🌐 Website: KLEVERBILL

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