Rechnungsversand und automatisiertes Mahnwesen für E-Commerce und Online-Shops
Digitale Unterstützung für E-Commerce – KLEVERBILL ist eine Cloud-Plattform für nachhaltiges Accounts-Receiveable-Management mit Whitel-Label Mahnwesen.
HERAUSFORDERUNGEN
Warum traditionelle Mahnverfahren in komplexen Branchen versagen
Variable Arbeitslasten, regulatorische Änderungen und unterschiedliche Kundenstrukturen stellen Herausforderungen dar, mit denen herkömmliche Systeme nicht umgehen können.
Hohes Rechnungsvolumen & Komplexität
Komplexe Abrechnungsvorgänge, verschiedene Kundentypen und hohe Transaktionsvolumina führen zu einer Komplexität, die herkömmliche Abrechnungstools in diesem Umfang nicht zuverlässig bewältigen können.
Regulatorischer Druck & Compliance
Branchenvorschriften, Archivierungspflichten und Berichtspflichten schaffen einen Compliance-Aufwand, der systematische Kontrollen über Rechnungsstellungs- und Mahnverfahren hinweg erfordert.
Fragmentierte Systemlandschaft
CRM-Systeme, ERP-Systeme und andere operative Tools tauschen Daten selten nahtlos aus – was zu Abrechnungsfehlern, Verzögerungen bei der Abstimmung und strittigen Rechnungen führt.
Steigende Zahlungsausfälle
Verlängerte Zahlungsfristen, langsame Streitbeilegung und ein wachsender Kundenstamm führen zu einem erheblichen Zahlungsrückstand, der das Betriebskapital gefährdet.
SO FUNKTIONIERT ES
Von der Rechnung bis zum Zahlungseingang – vollautomatisch
1
Rechnungsversand
Rechnungen werden direkt über die Plattform per Post oder digital über eine zentrale Mailadresse bzw. einen angebundenen SFTP-Server verschickt – kein manueller Einzelversand mehr.
2
Automatischer Zahlungsabgleich
Durch die Bankenschnittstelle via FinAPI erkennt KLEVERBILL Zahlungseingänge automatisch und markiert diese im Dashboard – ohne manuelle Prüfung.
3
Mahnwesen mit persönlicher Note
Bei ausbleibenden Zahlungen startet das Mahnwesen automatisch – im Namen Ihres Unternehmens, mit Ihrem Logo. Klare Kommunikation, professionelles Auftreten.
4
Einwände & Sonderfälle
Direkt in der Software: Rechnungen pausieren, Fristen anpassen, Gutschriften erstellen, Teilzahlungen vereinbaren – mit wenigen Klicks dokumentiert.
funktionen
Alles, was ein großes Unternehmen braucht
Für Unternehmen, die auf einen stabilen Cashflow angewiesen sind, ist eine niedrige DSO (Days Sales Outstanding) entscheidend. KLEVERBILL reduziert den manuellen Aufwand im Mahnwesen um bis zu 95 % – und schützt gleichzeitig Ihre Kundenbeziehungen.
Automatischer Rechnungsversand
Per Post oder digital – zentral gesteuert, ohne Einzelaufwand für Ihr Team.
DSO-Optimierung
Niedrige Days Sales Outstanding durch schnelle, automatisierte Mahnprozesse.
Zahlungsabgleich via FinAPI
Automatische Erkennung von Zahlungseingängen – das Dashboard bleibt stets aktuell.
White-Label-Mahnungen
Mahnungen in Ihrem Corporate Design – Ihr Logo, Ihre Kommunikation.
Einwandsbearbeitung
Fristen anpassen, Gutschriften anlegen, Teilzahlungen – alles direkt in der Software.
Inkasso-Übergabe
Nahtlose Übergabe an das Inkasso nach definierten Eskalationsstufen.
EINWANDSBEHANDLUNG
Flexible Reaktion auf Kundenwünsche
Wenn Kunden sich mit Fragen oder Streitigkeiten an Sie wenden, unterstützt KLEVERBILL Sie direkt innerhalb der Software:
Rechnung oder Mahnung pausieren
Sofortiger Stopp des Mahnlaufs bei laufender Klärung
Zahlungsfrist individuell anpassen
Kulanzregelungen ohne manuellen Aufwand
Gutschriften erstellen
Direkt verknüpft mit der Debitorenakte
Teilzahlungen vereinbaren
Ratenpläne flexibel hinterlegen und verfolgen
Stornierungen vornehmen
Lückenlose Dokumentation in der Kundenakte
