Wie kölbl das Mahnwesen mit KLEVERBILL vollständig automatisiert hat
Über kölbl
kölbl ist ein etabliertes Unternehmen im Obst- und Gemüsegroßhandel mit einem hohen täglichen Transaktionsvolumen und einer Vielzahl unterschiedlicher Kundengruppen – von Gastronomie, Hotellerie über Einzelhandel bis hin zu Großabnehmern.
Durch die große Anzahl an Rechnungen, wiederkehrenden Bestellungen und individuellen Zahlungsbedingungen ist ein strukturiertes, schnelles und zuverlässiges Forderungsmanagement essenziell für den Unternehmenserfolg.
Ausgangssituation
„Vor der Einführung von KLEVERBILL war unser gesamter Prozess – vom Rechnungsversand bis hin zum Mahnwesen – stark fragmentiert und in vielen Teilen manuell geprägt. Besonders der Zahlungsabgleich und die Nachverfolgung offener Forderungen waren zeitintensiv und fehleranfällig.“
Die Herausforderungen im Überblick:
Hoher manueller Aufwand im Rechnungs- und Mahnwesen
Unübersichtliche Nachverfolgung verschiedener Kundengruppen
Zeitintensiver Zahlungsabgleich
Fehlende durchgängige Prozesskette bis ins Inkasso
Hohe Belastung der Debitorenbuchhaltung
Anforderungen & Ziele:
Nahtlose Integration in bestehende Systeme via API
Automatisierte Steuerung des Mahnwesens nach Kundengruppen
Automatisierter Zahlungsabgleich mit hoher Trefferquote
Klare Transparenz über offene Forderungen
Effiziente Übergabe ins Inkasso
Deutliche Reduktion manueller Aufwände
Lösung mit KLEVERBILL
Kölbl hat KLEVERBILL vollständig über die API in die bestehende Systemlandschaft integriert und nutzt heute eine durchgängige End-to-End-Lösung im Forderungsmanagement.
1.
Automatisierter Rechnungsversand
2.
Automatisiertes, kundengruppenspezifisches Mahnwesen
3.
Automatisierter Zahlungsabgleich
4.
Intelligente Zuordnungsvorschläge bei fehlerhaften Zahlungsangaben
5.
Strukturierte Übergabe ins Inkasso
Umsetzung & Integration
Die Integration erfolgte über die API schnell und ohne Störung des laufenden Betriebs. Sämtliche Prozesse – vom Rechnungsausgang über den Zahlungsabgleich bis hin zur Mahnlogik – wurden sauber digitalisiert und automatisiert.
Der Zahlungsabgleich erreicht heute eine Trefferquote von bis zu 97 %. Die verbleibenden Fälle werden durch intelligente Zuordnungsvorschläge schnell und effizient geklärt.
Seit der Einführung von KLEVERBILL erzielt Früchte Kölbl signifikante Effizienzgewinne
Weniger manueller Aufwand im gesamten Prozess
Automatisierte Zuordnung von Zahlungseingängen
Einsparung in der Debitorenbuchhaltung
Weitere Vorteile im Überblick:
Vollautomatisierte Prozesskette vom Rechnungsversand bis zum Inkasso
Transparente Übersicht über alle offenen und bezahlten Forderungen
Strukturierte Entscheidungsgrundlage vor Inkassoübergabe
Möglichkeit zur letzten kundenfreundlichen Kontaktaufnahme vor Eskalation
Inkasso & rechtliche Durchsetzung
Am Ende des Prozesses verbleibt nur ein kleiner Anteil unbezahlter Forderungen. Diese werden systemseitig vorbereitet und Früchte Kölbl zur finalen Freigabe vorgelegt.
Das Unternehmen erhält dadurch volle Transparenz darüber:
Welche Kunden wiederholt nicht zahlen
Welche Fälle noch einmal intern adressiert werden sollen
Wann eine Übergabe ins Inkasso sinnvoll ist
Nach insgesamt bis zu 5 Zahlungsaufforderungen erfolgt – sofern erforderlich – die Übergabe.
Das Inkasso wird über die S/F/G Fordenrungsmanagement direkt an eine spezialisierte Anwaltskanzlei übergeben. Jeder Fall wird:
Kundenorientiert
Professionell
Und zunächst außergerichtlich bearbeitet
Sollte keine Einigung erzielt werden, erfolgt die gerichtliche Durchsetzung der Forderung auf Basis der gültigen AGB und der erbrachten Leistungen.
Fazit
Mit KLEVERBILL hat kölbl sein Forderungsmanagement vollständig transformiert – von einem fragmentierten, manuellen Prozess hin zu einer hochautomatisierten, integrierten Lösung.
Die Kombination aus:
1.
Automatisiertem Rechnungswesen
2.
Intelligentem Zahlungsabgleich
3.
Differenziertem Mahnwesen
4.
Nahtlosem Anwaltsinkasso
führt zu maximaler Effizienz, hoher Transparenz und einer nachhaltigen Entlastung der Organisation.
KLEVERBILL ermöglicht es kölbl heute, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren – bei gleichzeitig optimal gesteuerter Liquidität und minimalem administrativem Aufwand.