Zahlungseingänge effizient verwalten: Wie Kommunen, Stadtverwaltungen und Bürgerbüros mit KLEVERBILL Zeit sparen und Einnahmen sichern

Zwischen Servicepflicht und Ressourcenmangel

Stadtverwaltungen, Kommunen und Bürgerbüros stehen tagtäglich im Dienst der Bürgerinnen und Bürger. Sie erbringen Leistungen, stellen Gebühren oder Kostenbescheide aus – von Meldebescheinigungen über Sondernutzungsgenehmigungen bis hin zu Verwaltungsleistungen für Unternehmen. Doch in der Praxis zeigt sich ein immer wiederkehrendes Problem: Leistungen wurden erbracht, Rechnungen erstellt – aber der Zahlungseingang bleibt aus.

Was fehlt? Meistens nicht der Wille, sondern die Zeit. Die manuelle Nachverfolgung von Zahlungseingängen, das Versenden von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen wird in vielen Kommunen als zu aufwendig, zeitintensiv und personalintensiv empfunden – und deshalb oft vernachlässigt. Die Folge: offene Forderungen und verlorene Einnahmen, die eigentlich längst hätten verbucht sein sollen.

Doch das muss nicht mehr sein. Mit KLEVERBILL steht öffentlichen Einrichtungen ein digitales Werkzeug zur Verfügung, das den gesamten Ablauf – von der Rechnungserstellung bis zur Zahlungskontrolle – automatisiert, vereinfacht und sicher gestaltet.

Herausforderung: Fehlende Ressourcen für die Nachverfolgung von Zahlungen

In vielen kommunalen Einrichtungen ist die Situation ähnlich:

• Leistungen werden erbracht und korrekt dokumentiert

• Rechnungen werden zwar erstellt, aber nicht konsequent nachverfolgt

• Zahlungseingänge müssen manuell kontrolliert werden

• Mahnungen oder Zahlungserinnerungen werden selten oder gar nicht versendet

• Verwaltungsmitarbeitende sind überlastet, und das Thema gerät in den Hintergrund

Obwohl das Potenzial an offenen Forderungen enorm ist, fehlt oft die Zeit, die Kapazität oder die digitale Infrastruktur, um systematisch und effizient zu handeln. Dadurch gehen wertvolle Einnahmen verloren – Einnahmen, die dringend für den laufenden Betrieb oder Investitionen in kommunale Projekte gebraucht werden.

Die Lösung: Mit KLEVERBILL zu mehr Effizienz, Einnahmesicherheit und Zeitersparnis

KLEVERBILL ist eine digitale Lösung, die speziell für den öffentlichen Sektor anwendbar ist. Sie ermöglicht es Kommunen, Stadtverwaltungen und Bürgerbüros, ihre Rechnungs- und Mahnprozesse einfach, sicher und automatisiert zu steuern – ganz ohne zusätzlichen Personalaufwand.

Die Anwendung ist intuitiv und kann direkt nach der Erstellung einer Rechnung gestartet werden. So wird aus einer bisher manuellen Aufgabe ein vollautomatisierter Prozess, der Einnahmen sichert und Verwaltungsmitarbeitende entlastet.

Was KLEVERBILL für Verwaltungen und Bürgerbüros leistet

1. Rechnungsversand mit wenigen Klicks – auch per Post

   Ob Standardgebühr oder Einzelleistung: Nach der Erstellung kann jede Rechnung digital oder postalisch versendet werden – direkt über KLEVERBILL, ohne Drucker oder Kuvert.

2. Automatische Überwachung von Zahlungseingängen

   Das System erkennt eigenständig, ob und wann eine Zahlung erfolgt ist – und erinnert bei Verzug automatisch daran.

3. Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen

   Wenn ein Zahlungseingang ausbleibt, verschickt KLEVERBILL automatisch eine Zahlungserinnerung oder eine formelle Mahnung – auf Wunsch per E-Mail oder Post.

4. Ideal auch für Einzelleistungen

   Sie haben eine individuelle Leistung erbracht? Mit KLEVERBILL können Sie direkt danach eine Rechnung erstellen und zustellen – schnell, rechtskonform und professionell.

5. Rechtssichere Kommunikation mit Bürger:innen und Unternehmen

   KLEVERBILL sorgt für strukturierte, nachvollziehbare Kommunikation – transparent, zuverlässig und dokumentiert.

6. Transparente Übersicht über alle offenen und bezahlten Posten

   Alle Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen sind zentral einsehbar – ohne Papierberge oder aufwendige Aktenführung.

7. Ressourcenschonung im Verwaltungsalltag

   Ihre Mitarbeitenden müssen keine manuellen Mahnläufe mehr betreuen – sie können sich auf die eigentliche Leistungserbringung konzentrieren.

8. Nutzung von überall – ideal für mobile oder dezentrale Teams

   Dank Cloud-Technologie ist KLEVERBILL ortsunabhängig nutzbar – auch für kleinere Außenstellen oder Bürgerbüros.

9. Sicher und DSGVO-konform

   KLEVERBILL erfüllt alle datenschutzrechtlichen Vorgaben und ist auf die besonderen Anforderungen im öffentlichen Bereich vorbereitet.

10. Einführung ohne aufwändige Schulung

    Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, sodass Verwaltungsmitarbeitende das System schnell und problemlos einsetzen können.

Warum gerade jetzt handeln?

Viele Kommunen stehen finanziell unter Druck. Steigende Ausgaben bei gleichzeitig stagnierenden Einnahmen machen es notwendig, alle vorhandenen Einnahmepotenziale konsequent zu nutzen. Und das beginnt bei der Zahlungssicherung für bereits erbrachte Leistungen.

Wenn Rechnungen unbezahlt bleiben, obwohl die Leistung längst erfolgt ist, entsteht nicht nur ein administrativer Mehraufwand – sondern echter Einnahmeverlust. KLEVERBILL hilft, genau das zu verhindern.

Fazit: Mit KLEVERBILL wird die Einnahmensicherung zum Selbstläufer

Die Digitalisierung der Verwaltung ist ein zentraler Schlüssel zur Zukunftsfähigkeit des öffentlichen Dienstes. Mit KLEVERBILL haben Sie ein Werkzeug, das direkt dort ansetzt, wo viele Verwaltungen strukturelle Lücken haben: im konsequenten, automatisierten und rechtssicheren Umgang mit offenen Forderungen.

Ob Bürgerbüro, Kämmerei oder Verwaltungsstelle – mit KLEVERBILL gewinnen Sie:

• Mehr Zeit für wichtige Aufgaben

• Mehr Einnahmensicherheit durch automatisierte Zahlungserinnerungen

• Mehr Transparenz in Ihrer Finanzverwaltung

• Mehr Professionalität im Umgang mit Bürger:innen und Unternehmen

Jetzt kostenlos beraten lassen – und Einnahmen sichern

Sie möchten herausfinden, wie auch Ihre Stadt, Gemeinde oder Behörde von KLEVERBILL profitieren kann? Dann vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unserem Team.

📞 Telefon: 0711/22863-0

📧 E-Mail: info@kleverbill.de

🌐 Mehr Infos unter: KLEVERBILL

KLEVERBILL – die digitale Lösung für transparente, effiziente und sichere Rechnungs- und Mahnprozesse in der öffentlichen Verwaltung.