Was ist Forderungsmanagement? – Definition, Ablauf und Bedeutung für Unternehmen
- Valentin Bayh
- 5. Juli
- 2 Min. Lesezeit
Forderungsmanagement ist ein zentraler Bestandteil des Finanzwesens in jedem Unternehmen. Es umfasst alle Maßnahmen, die dazu dienen, offene Forderungen gegenüber Kunden systematisch zu verwalten, zu überwachen und durchzusetzen – von der Rechnungsstellung bis hin zur gerichtlichen Zwangsvollstreckung.
Der Ablauf im Forderungsmanagement – Schritt für Schritt erklärt
Sobald ein Produkt geliefert oder eine Dienstleistung erbracht wurde, startet das Forderungsmanagement mit dem ersten und wichtigsten Schritt: der Zustellung der Rechnung. Diese kann auf verschiedenen Wegen erfolgen:
Persönlich
Per E-Mail
Üblicherweise per Post
Die Zahlungsfrist ist in der Regel auf der Rechnung vermerkt. Wurde keine Frist vereinbart, geraten Unternehmen automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Privatpersonen muss der Verzug durch eine Mahnung nach Ablauf von 30 Tagen herbeigeführt werden.
Verzug: Was bedeutet das für Schuldner?
Sobald sich der Schuldner im Zahlungsverzug befindet – egal ob Unternehmen oder Privatperson – entstehen Verzugszinsen. Zusätzlich darf das Unternehmen dem Kunden Mahngebühren in Rechnung stellen. Pro Mahnung sind 2,50 EUR Mahnkosten zulässig.
Wenn die letzte Mahnung erfolglos bleibt, muss das Forderungsmanagement auf rechtlich stärkere Mittel zurückgreifen.
Weitere Schritte im Forderungsmanagement
Mahnbescheid beantragen
Unternehmen können selbst einen Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht beantragen, um ihre Forderung gerichtlich geltend zu machen.
Inkassobüro oder Anwalt einschalten
Alternativ kann die Forderung an ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt übergeben werden, um professionell weiterverfolgt zu werden.
Forderungsverkauf (Factoring)
Der Verkauf der offenen Forderung ist eine weitere Möglichkeit. Allerdings ist diese Option mit hohen Kosten verbunden und sollte gut abgewogen werden.
Warum ein lückenloses Forderungsmanagement wichtig ist
Ein vollständiges Forderungsmanagement ist nicht nur aus finanziellen Gründen wichtig, sondern auch aus buchhalterischer und rechtlicher Sicht. Wird eine Forderung beispielsweise ausgebucht, muss dokumentiert werden, welche Maßnahmen zur Einbringung unternommen wurden. Eine willkürliche Ausbuchung ohne Nachweis der Durchsetzung kann bei einer Betriebsprüfung oder durch Wirtschaftsprüfer zu Problemen führen.
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Ein effektives Forderungsmanagement ist kein „Nice-to-have“, sondern eine unternehmerische Pflicht. Es schützt vor Zahlungsausfällen, sichert den Cashflow und sorgt für transparente Buchhaltung. Wer diesen Prozess systematisch und professionell aufsetzt, profitiert langfristig von besserer Planbarkeit und höherer finanzieller Stabilität.
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