Die 7 Erfolgsschritte für Ihr perfektes Mahnwesen

1. Standardisieren Sie Ihren Mahnprozess

Ein klarer Workflow ist die Basis. Definieren Sie:

✅ Rechnungsversand: Formulierungen, Zahlungsfristen (z.B. 14 Tage)

✅ Eskalationsstufen:

• Erinnerung (7 Tage nach Fälligkeit)

• Mahnung (14 Tage)

• Letzte Mahnung per Einschreiben (21 Tage)

✅ Inkasso: Ab wann externe Partner einschalten?

Tipp: Nutzen Sie KLEVERBILL-Vorlagen für rechtssichere Mahnschreiben.

2. Prüfen Sie Kundenbonitäten – selektiv

• Bei Großaufträgen: SCHUFA-Auskunft oder Creditreform-Check

• Für Kleinbeträge: Zahlung auf Rechnung erst nach positiver Zahlungshistorie

3. Internen Informationsfluss sicherstellen

• Vertrieb/Außendienst über säumige Zahler informieren

• CRM-System mit Mahnstatus aktualisieren (z.B. Salesforce-Integration)

  
  

4. Lieferstopp bei Nichtzahlung

• Online-Shop-Zugang sperren

• Außendienst anweisen, keine weiteren Leistungen zu erbringen

  
  

5. Automatisieren Sie mit KLEVERBILL

Manuell	Mit KLEVERBILL
Stundenlange Nachverfolgung	Echtzeit-Zahlungsmonitoring
Vergessene Mahnungen	Automatische Erinnerungen
Risiko von Formfehlern	DSGVO-konforme Vorlagen

6. Qualitätskontrolle – auch bei Automatisierung

• KLEVERBILL bietet automatische Plausibilitätsprüfungen gegen:

  • Zahlendreher

  • Falsche Kontodaten

  • Fehlende Verwendungszwecke

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7. Professionelle Kommunikation bewahrt Kundenbeziehungen

• Tonalität: Freundlich, aber bestimmt

• Persönlicher Kontakt: Telefonat bei >30 Tage Verzug

• Lösungsorientiert: Ratenzahlung anbieten, wo sinnvoll

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Wie KLEVERBILL Ihnen 90% der Arbeit abnimmt

1. Rechnungen automatisch versenden (E-Mail/Post)

2. Zahlungseingänge überwachen (Bank-API)

3. Mahnläufe auslösen – vollautomatisch oder manuell bestätigt

4. Inkasso einleiten bei Bedarf (Partner-Netzwerk)

FAQ: Häufige Fragen

„Lohnt sich Automatisierung bei wenigen Rechnungen?“Ja! Selbst 20 Mahnungen pro Monat kosten Sie 3+ Arbeitsstunden – mit KLEVERBILL nur 10 Minuten.

„Was kostet die Umstellung?“Ab 19€/Monat – oft schon nach einem Monat amortisiert durch reduzierte Ausfälle.

Fazit: Vom Mahnchaos zur systematischen Liquiditätssicherung

Diese 7 Schritte machen Ihr Mahnwesen effizienter, rechtssicher und kundenfreundlich. Mit KLEVERBILL setzen Sie sie besonders einfach um:

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